Hogyan szervezzük meg a papírmunka
Szervezése papírmunka, meghatározza, hogy a vállalkozások, szervezetek, távoli irodák, fióktelepek, tudatában kell lennie ennek, és egy olyan mechanizmust biztosít kölcsönhatás ezeket a szervezeteket. Igazságszolgáltatási rendszer azokat meg kell egyeznie a székhelye annak érdekében, hogy elkerülhető legyen a regisztráció és a dokumentációt.
Az egyes szerkezeti egység kiosztani külön munkacsoport, amely elvégzi nyilvántartás. Ha ez nem lehetséges, akkor rendeljen munkatárs, aki egyesíti az alapvető munkakörét Clerk.
Határozzuk meg a száma és köre az esetek, amely kezeli az összes bejövő, kimenő és belső dokumentumok. Ha ez a dokumentum egy magasabb (fej) a szervezet, akkor jön a főnök; A dokumentumok alárendelt szervezetek cselekedniük kell a helyettes vezetője a felügyelő munkáját velük. Ennek megfelelően, a fellebbezéseket a polgárok -, hogy a helyettes, akinek a feladata, hogy működjön együtt a lakosság.
Határozza meg a tartomány tudósítók, hozzon létre egy osztályozó, ahol Ön képes lesz arra, hogy azonnal meghatározza, hogy mely leveleket csoport ebben a dokumentumban. Például a hatóságok meg a 01-es kód, leveleket anyaszervezetük - a 02 kód, a szállítók - 03 kód, az ügyfelek számára - Kód 04 stb Ez segít, hogy racionalizálja a mozgás dokumentumok a szervezeten belül.
Határozza meg, hogy milyen formában kerül sor papírokat - egy magazinban, vagy egy lapot. Mindkét forma valósulnak speciális programok elektronikus dokumentumok. Ha még mindig nem lehet megvenni egy ilyen programot használja az elektronikus folyóiratok regisztrációs dokumentumokat, akkor lehet kiadni Excel.
Jól szervezett papírmunka - az egyik összetevője a siker minden (még kicsi) cégek. Végtére is, hogyan adják ki alapdokumentumok (megbízások, utasítások, levelek, stb) függ az első benyomás az üzleti partnerek. Fontos az is, hogy milyen gyorsan telik az áramlás a bejövő, kimenő és belső dokumentumok.
A dokumentumok kezelésére a vállalat meg kell felelnie adott munkavállaló. Ha a vállalat nem túl nagy - a titkárnő, adminisztratív asszisztens. Ha a szervezet több, mint egy egység (különösen akkor, ha van egy másik földrajzi elhelyezkedés) által szervezett, a hivatal a DOW (dokumentumfilm szoftver).
Dolgozzanak ki iránymutatásokat működő iratkezelés folyamata, módosítsa. A felkészülés a dokumentum alapján tudjuk venni a „szabályok eljárást a szövetségi szervek a végrehajtó hatalom.”
Ez fontos, mert a döntő szakaszában Miután utasításokat hivatal jóváhagyását dokumentálja a cég meg kell felelnie egy bizonyos stílus:
- helyadatok (hosszanti, szögletes);
- vállalati font;
- formátum (papír méretét, térköz).
Ezen kívül a cég minták levélfejlécet a kézi tükröznie kell olyan kérdésekben, mint a szervezet a nyilvántartásba a bejövő / kimenő dokumentumok; szervezése felett végrehajtását dokumentumok és határozatok; előkészítése és iratok továbbítása az archívumot, és így tovább.
Megalakult a mappát, amelyben a dokumentumok benyújtott ezeket a témákat kell a nómenklatúra szerint az ügyek. Ez által kifejlesztett felelős személy folytatott eljárásokról alapján a „List tipikus közigazgatási dokumentumokat a szervezet, annak megjelölésével, az eltarthatóság”.
Tekintettel arra, hogy a munka a fejlesztés a tartomány a több esetben van szükség, mert széles körű ismereteket, a munka rajta jól szervezett bevonásával képviselői az egyes szolgáltatások és osztályok. Ezek összeállított listáit esetben (ami azt is jelzi az eltarthatósága), vannak, amelyek a szolgáltatás vagy osztály, és a szolgáltatás teszi a POC konszolidált nómenklatúra ügyek a vállalkozás.
De még ha eddig megszerezni EDS cége nem engedheti meg magának, hogy segítséget kérjen a Microsoft Office szabványos programokat. Hagyományos módszerekkel a Word, Excel, PowerPoint elég lehet szervezni papírmunka követelményeivel összhangban a vállalati identitás létrehozott elektronikus dokumentum.