A dokumentum - fogalma, típusai
A dokumentum származik, elsősorban a biztonságos információs és adja meg jogi erővel.
GOST 51141-98 ad nekünk a következő meghatározást:
Dokumentum (a dokumentum információ) - rögzített tárgyi közegben információt a részleteket azonosítását lehetővé tevő.
A dokumentum meghatározott rögzített tárgyi közegben azonosítható információt létre, fogadni és tárolni egy szervezet vagy személy bizonyítékként megerősítő jogi kötelezettségeit vagy üzleti tevékenységét.
A lényeg, attribútumok és tulajdonságai a dokumentum
Mint látható a definíciókat, mindannyian hangsúlyozzák a lényege a tájékoztatóban.
A dokumentum rögzítése (megjelenítő) információkat, így biztosítva annak megőrzését és felhalmozása, a képesség, hogy adja át egy másik személy, újrafelhasználás, visszatérhet az idő információkat.
Dokumentált információt hordozó - anyagi tárgy rögzítéséhez használt rajta és tárolása a beszéd, hang vagy kép információ, beleértve a transzformált kép.
Mivel a média. dokumentum szolgál lényeges eleme a belső szervezete bármely intézmény, vállalkozás, cég, amely zavartalan együttműködése az alkatrészeket. Az információ az alapja a menedzsment döntések, ez azt bizonyítja, hogy a teljesítmény és a forrás általánosítások, valamint anyagok referencia és kutatási munkát. A dokumentum menedzsment tevékenységek, és ez szolgál a tárgy a munkaerő, és ennek eredményeként a munka, hiszen a döntést kell rögzíteni, hogy csatlakozik a dokumentumot.
Külső jelei dokumentumok - jelek tükröző alakja és mérete a dokumentum, a tárolóeszköz egy rögzítési eljárás, design elemek.
Joghatálya a dokumentum - az ingatlan hivatalos dokumentum által benyújtott alkalmazandó jog hatáskörébe kiadja hatóság és létrehozott regisztrációs folyamatot.
A dokumentumok részleteinek
A GOST 351141-98 a szakkifejezések és meghatározások megadott adatokat a dokumentum az úgynevezett „kötelező eleme a tervezés, a hivatalos iratot.”
Különböző dokumentumok állnak egy sor különböző részleteket. A számos további részletek jellemzik a dokumentumok által meghatározott céljai dokumentum létrehozása, melynek célja, a követelmények a tartalmi és formai ezt a dokumentumot, az eljárás dokumentációját.
Számos dokumentum egy szigorúan korlátozott számú adat. Hiányzó vagy helytelen megjelölése bármely kellékek a szolgáltatás dokumentumban teszi a dokumentum érvénytelen.
dokumentum formájában
Egy dokumentum - egyetlen aktus dokumentálása. De a tevékenységét az intézmény e célból elismert összessége számos dokumentumot egy bizonyos módon kölcsönhatásba, általában összefüggő funkciókat. „A gyűjtemény dokumentumok alapján a kapcsolódó származási hely, típus, hatókör, egységes követelményeket regisztráció” a rendszer dokumentációját.
dokumentumok osztályozása
Minden különféle dokumentumokat, szolgáltatás-menedzsment ágazatban sorolható különböző okokból.
Típusú dokumentumok Eredet:- személyes származási
- tisztviselő.
Személyes iratok - a dokumentum személy alkotta körén kívül a hivatalos tevékenység, illetve a végrehajtás az állami feladatokat.
Személyes iratok közé tartozik a személyes levelezés, személyes visszaemlékezések és naplók. Ők hozzák létre a magánéletben, körén kívül szolgáltatási tevékenység vagy közfeladat ellátásához.
Fehér könyv - készített dokumentum jogi személy vagy magánszemély, tervezett és tanúsított az előírt módon.
Között hivatalos dokumentumok a csoport izolált egyén - a személyazonosság igazolása (útlevél, tartózkodási engedély), speciális, az oktatás (oklevél, bizonyítvány), munkatapasztalat (munka könyv), és mások.
Klerikális szolgáltatások, általában a munka a hivatalos dokumentumok, a túlnyomó többségükben a közigazgatási dokumentumokhoz. Adminisztrációs dokumentumokat hoznak létre a végrehajtásához menedzsment funkciók, mint a tervezés, előrejelzés, pénzügyi, számviteli, kontrolling, beszerzés, és a többiek.
Hivatalos dokumentumok - hivatalos dokumentumot használják a jelenlegi tevékenységét a szervezet.
A menedzsment bármely szervezet vannak írva (szöveg) létrehozott dokumentumokat kézzel írott, gépelt, valamint az elektronikus dokumentumokat. Egyházi szolgálat elfoglalt feldolgozás és tárolás az ilyen dokumentumok. Ha a szervezet használ egyéb dokumentumok (pl fényképek és grafikák dokumentumok), a teremtés és a feldolgozás által kezelt speciális egységek.
Papíráruk papír - Kézzel írt vagy gépelt dokumentum, amely szöveg átírása, hogy készítsen egy dokumentumot vagy írásbeli nélkül törlés és korrekciók.
Típusú dokumentumot arányától függően a vezérlő egység:- beérkező (vett a szervezet által);
- kimenő (küldött a szervezet);
- belső (termelt a szervezeten belül, és használjuk a belső kapcsolat).
- Mindezen dokumentumok képez munkafolyamat szervezet.
- egyszerű;
- összetett.
Egyszerű dokumentumok (például levelek, nyilatkozatok) tartalmaz egy nyilatkozatot a kérdés. Összetett dokumentumok közé egy pár kérdést, akkor vonatkozhat több tisztviselők, szervek, hivatalok (pl megrendelések. Jegyzőkönyvek. Rendeletek, határozatok, rendeletek, utasítások).
Hogy korlátozza a hozzáférést dokumentumok vannak osztva:- titok;
- A hatósági felhasználásra;
- osztályozatlan (közös).
Titkos dokumentumok ellátott külön megjegyzés és biztonsági minősítést. Az ilyen dokumentumok és a munka velük végzett speciális technológiával és egy speciális engedélyt. A dokumentumok csak belső használatra, amely nem minősített információt fel lehet használni az intézmény dolgozói. Ezeket a dokumentumokat jelöli a bélyeg „hivatalos bejegyzések”.
Típusú dokumentumok módszer szerint a szöveg:- egyén;
- szitanyomás;
- jellemző.
Szabványos dokumentumok használhatók annak dokumentálására, az azonos típusú (visszatérő) helyzetek, ezek alapján a mintát (mint például a szokásos levelek, utasítások, szerződések, stb.) A Documentology tipizálási módszer létrehozásához használt formanyomtatványokat dokumentumok és szövegek, azaz minták vagy szabványok alapján melyik konkrét dokumentumokat. Typovoy szöveg - szöveg minta alapján, amelyek a következő szöveg ugyanazzal a tartalommal.
A mértéke a dokumentum hitelessége van osztva:- Originals (eredeti);
- példányban;
- ismétli.
Az eredeti (hivatalos) dokumentum - az első vagy egyetlen példányát hivatalos dokumentum
A két példányban a dokumentum - a második példányt az eredeti dokumentum, jogilag kötelező erejű
A dokumentum másolata - egy dokumentum, amely teljes mértékben átveszi az információt az eredeti dokumentum és annak minden megnyilvánulási formái vagy közülük néhányat, mivel nincs jogi ereje
A hitelesített dokumentum másolata - egy példányt a dokumentum, amely a megállapított eljárásokkal összhangban, letette a szükséges adatokat, hogy jogi rá
Páros dokumentum - egy példányát a dokumentum másolatát. Ismétlődő - másolat hivatalos dokumentum, jogilag kötelező érvényű, és csatolni kell az eredeti jelölt „Duplicate”.
Másolatok készítése gyakorolt esetben a veszteség az eredeti; például abban az esetben a munkahelyek elvesztésétől rekord munkavállaló HR munkáltató köteles kiadni neki egy másolatot a munka könyv.
Szerint a tárolás szempontjából dokumentumok vannak osztva:- állandó nyilvántartást;
- hosszú távú (10 év alatt);
- idő (akár 10 év) tárolására.
Eltarthatóságát dokumentumok alapján kell meghatározni a Szövetségi Archívum Szolgálat és rögzített dokumentumok listáját a tárolási időt.
