Segíts kidolgozása és végrehajtása a protokoll
Elkészítése és bemutatása JEGYZŐKÖNYV
Jegyzőkönyv - egy dokumentum, amely fix során vita és döntéshozatal üléseken, workshopok, konferenciák és találkozók a kollegiális szervek.
A protokollt használ, hogy dokumentálja a tevékenységét kollegiális szervek: idő (találkozók, konferenciák, ülések, bizottságok, stb), vagy állandó (lapok a minisztériumok és állami bizottságok, tudományos tanács tudományos intézmények, a irodai, stb.) A jegyzőkönyv is kiadott vizsgálati műveleteket, az adminisztráció, a közrend fenntartása és más szervekben.
A protokoll általában egy olyan csoportja háttér dokumentumokat, hiszen fix szükséges információkat hivatkozási célból elsősorban a vezetői döntésekhez. Azonban a protokoll van rögzítve és maga a határozat, amellyel összefüggésben szerez a funkciók adminisztratív dokumentumokat.
Előkészítése és végrehajtása protokollok terheli a titkár a testületi szervek (személyzet vagy választott az a munkájuk során). Titkár, valamint az elnök a testületként felelős pontosságáért szereplő információk a jelentésben. Jegyzőkönyv alapján készült kézirat, köztük átiratok vagy hangfelvétel a találkozón a haladás, valamint a készített dokumentumok az ülés napirendjét, szövegek, illetve kivonatok és előadások, határozati javaslatokat és mások.
Mint rögzítésére szolgáló eljárást protokollok lehet szó szerint, lemezjátszó, tömör; teljességének megvilágítás az eljárásban - a teljes, rövid és rövidített.
Teljes jelentés tartalmaz előadások valamennyi résztvevő munkáját testületként betekintést nyújt nemcsak a természet az ülés maga, hanem a tevékenységét a szervezet egészére. Röviden és rövidített jegyzőkönyvek elkészíteni átirat jelenlétére, felvételeket. Átiratok, amelyet az elnök és a titkár az ülés (testületként), amelyhez a perceket. Röviden azt is javasolta, hogy jelentkezzen a működési ülésein.
Annak érdekében, hogy a papírmunka csökkentése, beleértve a mennyiségének csökkentésével, a dokumentumok egyes szervezetek nem elutasítja a teljes rekord, helyettük protokollok rövid vagy rövidített formában. Ez együtt jár számos negatív tendenciák: először is, eltűnik dokumentumfilm nyilvánosságot; másrészt elszegényedett információ menedzsment döntéshozatalban; Harmadszor, az eltűnik egyik forrása a tömeg, amely nélkül nehéz megítélni a helyességét az adott határozatok, vagy meghatározza, hogyan tükrözi a kollektív véleményét, hogyan befolyásolta a végeredményt. Ezért, amikor kiválasztják a formáját a protokoll meghatározásához szükséges a jelentősége a fakitermelés, a jogi következményeit döntések, és figyelembe kell venni más tényezőket, amelyek befolyásolják a folyamatokat dokumentoobrazovaniya.
Összeállításában protokoll biztosítani kell a jogi hasznosságát. Ez határozza meg a jelenléte a jegyzőkönyvbe valamennyi szükséges adatot, a megfelelő tervezés és a megbízhatóság az információkat.
Jegyzőkönyv adatai a következők:
- szerv neve (szervezet), akinek a nevében a dokumentum kidolgozását;
- a neve a dokumentum típusát (protokoll);
További részletek, hogy bizonyos típusú protokollok jóváhagyták keselyű (jóváhagyás, döntések ügyekben túl a hatáskörét a résztvevők, a kollegiális testület).
Elkészíti jegyzőkönyvek ugyanazon formák vagy üres A4-es lapot.
A dátum az a dátum a protokoll az ülésen a testületként.
Rugalmas időpontját az elnök vagy a titkár a testület (a találkozó).
Index regisztrációs protokoll egy sorszám nyilvántartás egy éven belül (№ 1, № 2, № 3, stb.) Jegyzőkönyvet a szervezet külön rögzítjük az egyes fajok. Például jelentéseket a szakértői bizottság ülésein külön rögzítjük, igazolási Bizottság, az ülések jegyzőkönyvei, a szervezet vezetője és a többiek. Jegyzőkönyve az együttes ülés egy összetett index, amely a sorszám a szervezetek, amelyek részt vettek a találkozón (például szám 14/6).
Irány a jegyzőkönyv szövege jelzést tartalmaz formájában kollektív esemény (találkozó, konferencia, találkozó), a neve a testületként (abban az esetben, ha a hatóság nem üres), és az a kérdés (téma), ha van ilyen. Cím egyetértésben a dokumentum típus neve és a válasz arra a kérdésre, „mit?”.
„Meeting elnökeinek szakszervezeti bizottságok az állam archívumok”;
„Meeting A szakértői módszertani bizottság a tervezetet” Irányelvek Records Management”.
A szöveg a protokoll két részre oszlik: a bevezető és alapvető.
A bevezető rész a protokoll folyamatos információt. Tartalmaznia kell a nevét és kezdőbetűi az elnök és titkár a kollektív, illetve tanácsadó testület, felsorolja az összes jelen az ülésen. Abban az esetben, a kollegiális testület állandó, akkor a „jelen” jelzi, hogy csak a kezdőbetűi vezeték- és annak tagjait. Ha az ülésen részt vett meghívottként nevüket és kezdőbetűi jelezve a pozíció és szervezetek neveit külön szerepelnek a „meghívott”. A nevek a jelen levők és meghívott ábécé sorrendben.
Department of Archives
és levéltár
Igazságügyi Minisztérium
A Belarusz Köztársaság
Establishment „Belovengersky
Kutató Intézet
Dokumentáció és Levéltár
ügy "
(BelNIIDAD)
JEGYZŐKÖNYV
Elnök - S.N.Litovchenko
Titkár - V.S.Matskevich
Részt vett - 22 fő (mellékelt listát).
Hallható (menetrend):
1. Haladás a munka, a téma „Útmutató a kiadvány történelmi dokumentumok”.
2. Az automatizált rendszer állapotának ellenőrzésére nyilvántartási és számviteli dokumentumok a megyei levéltárak műszaki dokumentáció és a műszaki feladat.
1.1. Információ Sergelyakh AV a munka előrehaladásáról a témában „iránymutatások közzétételét történelmi dokumentumok”, hogy vegye tudomásul.
1.2. Hozzon létre egy kreatív csapat, hogy véglegesítse a kéziratot. A fej a kreatív csapat, hogy jelöljön ki egy vezető kutatója Minisztérium Levéltári M.F.Onischika.
1.3. A vezető kutató Tanszék Levéltári M.F.Onischiku benyújtják jóváhagyásra az igazgató javaslatot az összetétele a kreatív csapat.
1.4. Hogy nyújtson be a végleges változata a munka, „Útmutató a kiadvány történelmi dokumentumok” a vita az Akadémiai Tanács.
2.1. A javasolt rendszer megfelel a műszaki dokumentáció és feladatmeghatározás.
2.2. Ajánlás „ASU - számviteli dokumentumoknak” üzembe helyezése és használata az állami levéltárak a Belarusz Köztársaság.